Згідно із частиною першою статті 31 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105 (далі – Закон № 1105) підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності.

Обов’язкове ведення страхувальниками такої облікової форми, як «Журнал реєстрації листків непрацездатності» нормативно-правовими актами про загальнообов’язкове державне соціальне страхування не передбачено.

Але відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, який включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій, зокрема, статтею 739 цього Переліку передбачено такий вид документу, як журнал реєстрації листків непрацездатності та строк його зберігання три роки.

У свою чергу, ведення такого журналу для страхувальників з великою кількістю працюючих може стати доцільним, оскільки може мінімізувати конфліктні ситуації щодо строку надання листка непрацездатності застрахованою особою до підприємства (фіксація дати надання застрахованою особою листка непрацездатності), строку передачі листка непрацездатності на розгляд до комісії із соціального страхування підприємства та нарахування матеріального забезпечення бухгалтерією підприємства, втрати листка непрацездатності підприємством тощо.