Особистий прийом громадян  в Архівному відділ Старобільської районної державної адміністрації  здійснюється  відповідно  Закону України «Про  звернення громадян».

         Звернувшись на прийом в архів  особисто, громадянин власноручно заповнює заяву встановленого зразка зі змінами зумовленими  Законом України «Про захист персональних даних». Відповідно до ст.5 Закону України « Про  звернення громадян»:

         мова звернення може бути українською чи іншою, прийнятною для сторін. Рішення  щодо звернень громадян  та відповіді на них  оформлюються  відповідно до вимог чинного законодавства про мови;

         у звернені має бути  зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання;

         звернення повинно бути підписано заявником із зазначенням дати;

         звернення, оформлене без дотримання цих  вимог, повертається заявникові з відповідним роз’ясненням не пізніше як 10 днів  від дня  його надходження.

         При наданні  довідок про стаж заяви приймаються  згідно записів  трудової книжки. Заявнику повідомляється про строки та умови розгляду його звернення, про спосіб отримання архівної довідки.

          На виконання п.5 ст.6 та п.2 ст.11 Закону України «Про захист персональних даних», архівом передбачається  отримання згоди  ( під підпис)  від фізичної особи на обробку персональних даних.

 Строк виконання запиту  не може перевищувати 30 днів з моменту надходження. З дозволу  керівництва,  з огляду на велику кількість запитів, строк  виконання  може бути  продовжено, з обов’язковим повідомленням заявника. При цьому  загальний строк  вирішення питань, порушених у зверненні, не може  перевищувати 45 днів. Запити, які не вимагають перегляду справ ( непрофільні запити)  виконуються невідкладно, але не пізніше 15 днів з моменту їх надходження.

         Звернення громадян  пільгових категорій  розглядаються  першочергово,але не пізніше 15 днів з моменту реєстрації.

Архівні довідки (витяги, копії) надаються громадянам особисто за пред’явленням  паспорта або іншого  документа, що посвідчує особу, уповноваженій представником особі – за наявності  оформленої в установленому законодавством довіреності або відсилаються поштою.

         Запити, які надійшли на електронну адресу архіву, розглядаються  на загальних підставах , у строк до 30 календарних днів, проте заявник протягом 7  робочих днів повинен бути  повідомлений про строк розгляду його запиту.

Основні вимоги  щодо виготовлення та оформлення архівних довідок    (витягів, копій)  викладені в Інструкції про порядок витребування  документів соціально - правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої  спільним наказом Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ  21.09.2015                     № 1786//5/272, зареєстрованих у Міністерстві  юстиції  України 21.09.2015    №1117/27572, Порядку виконання  архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення  архівних довідок( копій, витягів),затверджених наказом Міністерства юстиції України  02.03.2015№295/5 та Конвенції про правову  допомогу та правові  відносини у цивільних, сімейних та кримінальних  справах, підписаної  державами членами СНД 22.01.1993 р., ратифікованої Законом України № 240/94 –ВР від 10.11.1994 ( зі змінами).

Надання  архівних довідок, копій та витягів необхідних для соціального захисту громадян, а також на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування в Україні здійснюється безкоштовно.

Письмові звернення в (1 прим.) до Архівного відділу приймаються на поштову адресу:  92703, Луганська область, місто Старобільськ, вулиця Трудова, будинок, 8 (за умови наявності особистого підпису заявника).

Звернення на електронну адресу  starobelskyarhiv@ukr.net приймаються за умови електронного підпису.